تعرف على مفهوم ومتطلبات الادارة الالكترونية وأهدافها

ربما سمعت ولو لمرة عن اهمية الادارة الالكترونية لكن هل سألت نفسك عن مفهوم الادارة الالكترونية وما هى اهداف و خصائص تلك الادارة او متطلبات انشاء هذا النوع من الادارات ويتم سماع هذا المصطلح بشكل كبير فى المؤسسات العملاقة وبشكل خاص التابعه للدول او الشركات العالمية وربما ايضاً قد انتشر هذا المصطلح كثيراً بعدما تم اطلاق ما يسمى الإدارة الالكترونية للتعليم التى تخص بيانات التلميذ والمعلم وكان ذلك من خلال مركز معلومات وزارة التربية ما جعل هذا المصطلح يزداد انتشاراً لكن هو بالفعل كان منتشراً سابقاً وبشكل كبير بين رواد المال و الاعمال فى كل انحاء العالم منذ بداية العصر التكونولوجي الكبير الذي نحن فيه الان حيث انتشرت اجهزة التخزين و الحفظ و الذكاء الاصطناعي والتى تقوم بدور كبير فى الوقت الحالي اذاً دعونا نأخذ فى تلك الصفحة جولة حول مصطلح الأدارة الالكترونية.

ما هى الادارة الالكترونية؟

اذا كنت تحتاج الى بحث جاهز عن الإدارة الإلكترونية او رسالة ماجستير كاملة فيمكنك من خلال معرفة مفهوم او معنى هذا النوع من الادارة المستخدمة للتكونولوجيا ان تدرك كافة الجوانب التى تساعدك على انجازه بنفسك وفي هذا اليك التالي، تعد الادارة الالكترونية هى نظام مثل الادارة العادية المتعارف عليها لكنها تتم بشكل كبير عن طريق التكونولوجيا وربما بشكل كامل احياناً حيث تقوم الاعمال بها عن طريق اجهزة الكمبيوتر و الحاسب الالى والتى تؤدى الاعمال بدلاً من الانسان احياناً وربما تكون بدلاً من استخدام انظمة الكتابه البدائية والاوراق والتدوين البدائي فى الملفات كما ان التواصل يتم بينها عن طريق استخدم البريد الالكتروني فى التراسل فى ظل وجود انظمة متطورة مثل جيميل و ياهو وغيرها فضلاً عن ان التواصل يتم من خلال قنوات الاتصال الرقمي فى ظل تكنولوجى الاتصالات القوية فى الوقت الحاضر وهذا بالطبع يسهل التواصل بين الموظفين والمدراء اينما كان اى منهم ما يعني ايضاً ادارة الانشطة والانظمة عن بعد ولذلك اصبحت الكثير من الدول تعتمد بها المؤسسات الحكومية على هذه النوعية من الادارة لتسهيل وصول المواطنين بها الى الخدمات الحكومية.

ما أهمية و اهداف الإدارة الإلكترونية؟

تكمن اهمية الادارة الالكترونية فى الاهداف التى يمكن ان تحققها اذا تم وضعها فى مقارنة مع الادارة العادية وذلك اذا كان فى حالة مشروع مربح كمثال او حالة استخدام المؤسسات الحكومية لهذا النوع من الادارة ونذكر فيما يلي بعض من الانجازات التى قد تمنحها الادارة الالكترونية لمن يعتمد عليها وهي كالتالي:

1. السرعة: بالطبع لا يمكن مقارنة السرعة البشرية فى انجاز اى من المهام بسرعة الحواسيب او الانظمة الالكترونية لذلك فإن الادارة الالكترونية تساعد فى انهاء الاعمال بشكل سريع جداً.
2. الحد من التدخل البشري: الاخطاء فى الانظمة الالكترونية تكاد تكون غير موجودة كما انها تحد من تدخل الاخرين فى النظام الالكتروني ما يعني انهاء استخدام الطرق الملتوية للتحايل او الغش او الخداع.
3. توافر المعلومات: النظام الالكتروني يعني توافر كافة المعلومات المطلوبة والتى تساعد على الوصول للقرار النهائي بين يد صاحب او متخذ القرار اينما اراد ذلك وبالتالى فإنها تمنحك فرق كبير فى انجاز اى مهمهة.
4. الشفافية فى العمل: سيحصل جميع الاشخاص على نفس الامتيازات التى يستحقونها بمعنى انه اذا كانت هذه الادارة الالكترونية فى احد المؤسسات الحكومية سيكون جميع المواطنين متساويين معاً فى الحصول على نفس الخدمة فى نفس الوقت دون ان يكون رشاوى او اي سبل تساعد على ان يحصل احد الاشخاص على افضلية لمجرد امتلاكه بعض المال.
5. تجاوز المسافات و الوقت: ربما لدى معظم الناس معلومات كافية عن ان الادارة اليدوية بشكلها المعروف قد تحتاج الى الكثير من الوقت لنقل احد الملفات من فرع معين الى آخر يبعد عنه فقط 100 كم متر او حتى 50 كم لكن فى حالة استخدام الادارة الالكترونية فقط تحتاج لثوان معدودة ليكون كل شئ متاح بين يديك حتى وان كنت فى المشرق وتطلب المعلومات والملفات من المغرب والعكس صحيح.
6. تقليل التكلفة: تعمل الادارة الالكترونية على تقليل تكاليف العمل الاداري بشكل كبير من مستلزمات وادوات تدوين ومستندات وملفات و حوامل واماكن تخزين كبيرة لتلك الاشياء فضلاً عن عدد موظفين اكبر لذلك الأدارة الألكترونية توفر معظم تلك الاشياء وترفعها عن كاهل مستخدميها.

بالطبع ليست هذه جميع المميزات التى يمكن الحصول عليها من خلال التحول من النظام العادي للإدارة الى الإدارة الالكترونية سواء ولذلك اصبحت المؤسسات الحكومية الكبيرة تعتمد عليها كما ان اى بنك تتعامل معه فى الوقت الحالي او شركة دولية مثل ويسترن يونيون او ارامكس او شركة محلية لكنها تخدم ملايين العملاء كمثال شركة we ستجد انها تعمل بنظام الادارة الالكترونية ما يسهل العمل كثيراً لذلك فالفوائد متعددة وكثيرة حتى انه قد لا يتمكن البعض من احصاء تلك المميزات لانها تختلف ايضاً تبعاً للمؤسسة او النشاط الذي تستخدم به الادارة الالكترونية.

أبرز متطلبات الإدارة الالكترونية

لا شك ان الادارة الالكترونية عالية التكلفة لكن بالطبع هذا فى بداية انشاء المنظومة الالكترونية وايضاً يكون ذلك متوقفاً على حجم النشاط الذي تعمل عليه هذه الادارة حيث ان مشروع صغير مبنى على الأدارة الالكترونية لن تكون التكلفة الاجمالية له ليتحول الى الادارة الالكترونية كبيراً مقارنة بما سيتم انفاقه على العمالة الشهرية او ما قد يتسبب فى خسارة الكثير من المال فى حالة التلاعب من العاملين اما فى حالة المؤسسات والانظمة الحكومية التى تخدم ملايين المواطنين ربما تكون التكلفة اعلى كثيراً وفيما يلي اهم متطلبات التحول من الادارة اليدوية الى الإدارة الالكترونية:

1. البنية التحتية: تحتاج الادارة الالكترونية الى بنية تحتيه قوية تشمل اجهزة الحواسيب وكذلك وحدات التخزين القوية والتى سيتم استخدامها فى ادارة المنظومة المطلوب ادارتها الكترونياً.
2. شبكة الاتصال: تحتاج اى منظومة الكترونية الى شبكة اتصال قوية بحيث يمكن استخدامها فى اي وقت للوصول الى اى شئ فى اى مكان يخص تلك الادارة كما يشترط بها السرعة تماماً مثل الثبات حيث انها يكون ذلك بنسبة وتناسب حسب النشاط الذي تم انشاء تلك المنظومة من اجل وكم الاشخاص المتعاملين معه سواء كانوا عملاء او مواطينين او موظفين او مسؤلين ادارة.
3. التطبيقات: يتم برمجة التطبيقات الخاصة بنظام التشغيل فبالطبع تختلف التطبيقات التى ستستخدم فى بنك عن التى سيتم استخدامها فى الوزرارات والمؤسسات الحكومية ولذلك وضحنا ان التكلفة قد تكون بسيطة بالنسبة للمشروعات الصغيرة فربما لن يحتاج اكثر من مجرد برنامج محاسبه يدفع له تكلفة شهرية كما يتوفر برامج محاسبة مجانية ايضاً.
4. تدريب وتأهيل المسؤلين: تحتاج المنظومة الالكترونية الى تدريب المسؤلين عنها سواء كانوا موظفين او اداريين او مسؤلين ادارات بحيث يتم تقديم الخدمة للعملاء او المواطنين دون اخطاء او اعطال او عقبات تتسبب فى خسارة الوقت والمجهود الذي يعد احد اهداف الادرارت الالكترونية توفيره سواء وقت او جهد.

هذه المعطيات الاربعة تعنى انه يتوجب ان يتوفر مستوى تمويل جيد بالاضافة الى متطلبات بدء المشروع الطبيعية والتى تشمل اجهزة ومعددات و عمالة مدربة و دراسة جدوى وكذلك خطة التسويق التى يقوم عليها المشروع بشكل كامل خاصة اذا كان قد تم تحويله من يدوي الى الكتروني وايضاً فى حالة بداية المشروع بشكل كامل بطريقة الكترونية.

الادارة الالكترونية للتعليم مركز معلومات وزارة التربية والتعليم

قامت وزارة التربية والتعليم بتقديم مجموعة كبيرة من الخدمات التى يمكن من خلالها الاستعلام عن كافة البيانات وتقدم خدماتها للمدارس والمعلمين و التلاميذ وايضاً اولياء الامور حيث تعمل الوزارة فى الوقت الحالى الى التحول الى نظام الادارة الالكترونية لتدير من خلالها نتائج الامتحانات مثل نتيجة الثانوية العامة او نتائج الجامعات فضلاً عن خدمات ولى الامر التى تشمل التقديم الى المدارس وكل ذلك من خلال الموقع الالكتروني http://emis.gov.eg وخصصت الوزارة رابط صفحة خاصة ليتمكن كل من هؤلاء المواطنين من ادارة حسابه على الموقع وهي كالتالي:

• الادارة الالكترونية للتعليم بيانات التلميذ ويمكن ادارتها من خلال الرابط: http://student.emis.gov.eg/pre.
• الادارة الالكترونية بيانات المعلم ويمكن ادارتها من خلال الرابط: https://teacher.emis.gov.eg.
• الادارة الالكترونية بيانات المدرسة ويمكن ادارتها من خلال الرابط: https://schools.emis.gov.eg/moe.
• الادارة الالكترونية خدمات ولى الامر ويمكن ادارتها من خلال الرابط: https://parent.emis.gov.eg.

ما هي سلبيات الإدارة الالكترونية؟

لكل شئ سلبيات ولكن بالنسبة للإدارة الالكترونية ربما لا تكون سلبيات بقدر ما هي عوائق تحول دون امكانية تنفيذها احياناً ومن اهمها وبشكل مختصر جداً مايلي:

1. الخوف من التغيير.
2. تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق.
3. غياب التشريعات المناسبة.
4. نقص الاعتمادات المالية.
5. قلة وعي الجمهور بالمميزات المرجوة.
6. غياب الشفافية ونفوذ مجموعات المصالح الخاصة.
7. عدم توفر وسائل الاتصالات المناسبة.
8. معوقات انتشار الانترنت مثل التكلفة العالية واللغة الإنجليزية.